Teamwork Projects - Projektmenedzsment egyszerűen

Teamwork Projects - Projektmenedzsment egyszerűen

A Teamwork egy olyan - teljesen online - program ami a csapatmunkát segíti. Kiváltképp alkalmas ha egy cégnek/intézménynek a dolgozói otthonról vagy nagy távolságról kénytelenek együtt dolgozni. Több különböző alprogramja is van, de én most a Projects részt fogom neked bemutatni ebben a rövid a áttekintésben.

Teamwork Projects - Regisztráció

A név azt hiszem teljesen magáért beszél, de a csapatmunkánál azért egy kicsit többről van szó. A program Projects része pojektmenedzselésről szól. Létrehozhatod benne a saját cégedet és meghívhatod a kollégákat. Az ingyenes verzióba 2 teljesen különálló projektet vezethetsz fel egyszerre és 5 teljesértékű kollegát/csapattagot hívhatsz meg valamint több "együttműködőt" akiknek leginkább megfigyelő szerepük van. 

És igen ezzel elérkeztünk egy fontos és fájdalmas részhez, de az árakról inkább a végén beszéljünk. Előbb nézzük meg, mit is tud a program. 

Kezdjük az elején. 

Regisztráció

Miután felkerested a Teamwork.com oldalt a jobb felső sarokban kattints a hatalmas kék "Try it for free" gombra. Ekkore a rendszer átvisz a regisztrációs felületre. A felugró ablakban létrehozhatod a felhasználód akár egy Google Account-tal, akár úgy is, hogy megadod az adataidat. Kivételesen én azt javasolnám, hogy a kitöltős részt válaszd. Csak egyszer kell megcsinálni, de a regisztrálásnál már létre is hozod a "céged" aminek meg kell adni a nevét, logót stb. és azt egyszerűbb már így az elején mintsem később kutakodni, hogy hol is vannak a beállítások.

Teamwork Projects - Regisztráció

Első lépések

Regisztráció után létre kell hoznod az első projektedet és meghívhatod a kollégákat a cégbe. Erről az egész folyamatról az alábbi gombra kattintva megtekinthetsz egy videót.

De természetesen Én is végig megyek a program alapjain. 

1

Regisztráció után

Regisztráció után kapni fogsz egy megerősítő emailt amiben rá kell kattintanod a kapot linkre. Ezzel lesz teljes a regisztráció. Ezután következik a bejelentkezés. Amint ezzel megvagy egy úgynevezett "Dashboard" -ra vagyis "Műszerfalra" kerülsz. Itt rengeteg olyan dolgot látsz és elérsz ami kifejezetten téged érint, rád vonatkozik. A bal oldali hasábon tudsz ezek között lépegetni. Megnézheted a feladataid, neked szánt üzeneteket vagy hozzászólásokat, sőt az eseményeidet (amikre hivatalos vagy) és projektjeidet is elérheted innen.
2

Felső menü

Felül - képen a felső kék sor - láthatsz egy másik menüt. Ez lényegében a "cégre" vonatkozik. A nyitólapra kattintva lényegében az előbb említett Műszerfalra keveredhetsz vissza.

Mellette vannak a Projektek. Itt a cég összes aktív projektjét látod bár nem biztos, hogy mindegyikhez hozzáférsz, az beállítás kérdése.

A "Tervezés" menüpont egy másik Teamwork Applikáció, illetve az előfizetéses részben érhető el, így ezt most nem tudom nektek bemutatni, de lényegében a munkafeladatok felosztásában segít, hogy mindenkire egyformán essen terhelés.

"Minden" - Itt tényleg minden itt van. Minden projekt minden feladata és az ahhoz tartozó dolgok, mindent láthatsz amihez csak hozzáférésed van és azokat is amikre csak "rálátásod". Ez leginkább a vezetőknek vagy azoknak akiknek több projekt van a kezében lehet nagy segítség, hogy nem kell ugrálni a projektek között ahhoz, hogy kommentelj vagy új feladatot ossz ki.

"Naptár" - ezt a menüpontot nem kell magyarázni. Egy belső céges naptárt van lehetőség létrehozni ahol minden munkatársnak van saját naptára is. Szuperül és könnyedén szinkronizálható például a Google Naptárral is, így akár mobilunk naptárján is megjelennek a meetingek, megbeszélések.

"Névjegyek" - Itt találod minden dolgozónak, munkatársnak a profilját. Attól függően találsz benne róluk infót, hogy mennyire töltötték fel a saját profiljukat. Ennek a résznek az egyik zseniális funkciója, hogy létre tudsz hozni csapatokat és bele tudod tenni az embereket. Tehát egy nagyobb cégnél szét oszthatod osztályokra, csoportokra, vezetői körökre a céget. Így könnyebb megtalálni mondjuk egy IT-s srácot ha tönkre ment a géped, mintha egyesével mindenkinél végigkéne nézned, hogy ki mit csinál a cégnél.
3

A Projekt

Amikor a rákattintasz a Projektedre amin dolgozol egy "Áttekintés" menüpontra érkezel. Egy sokkal részletesebb és összetettebb műszerfal ez, mint az előző. Láthatod itt a folyamatban lévő feladatokat, a feladatok elosztásának arányát, a már elvégzett feladatokat és még sok mást. Valamint ha megfigyeled - a képeken látszik - itt egy újabb menüsor kerül elénk. Ez kifejezetten azt a Projektet érinti amelyikben éppen benne vagy, ezen most végig is megyünk.

Feladatok - Ide kattintva találod a Projektet érintő feladatlistákat, bennük a feladatokkal. Maguk a feladatlisták kifejezetten egy területhet tartoznak. Például - egy adott projekten belül a honlap elkészítése. Ehhez a listához hozzáférést lehet biztosítani a munkatársaknak, vagy ha nem akarjuk, hogy valaki lássa akkor azt ki lehet belőle zárni. Ugyanez igaz a feladatokra is, bár ott még nagyon sokmindent lehet csinálni - ezeket a fent megnézhető videóban láthatod.

Mérföldkövek - Ez lényegében a fontosabb elérendő célok a Projekt során. Megadhatsz nekik dátumot, felelőst, hozzátartozó feladatlistát, leírást stb. Hasznos funkció mert, jól lehet velük követni, hogy egy adott projekt hogy halad.

Üzenetek - Egy belsős levelezős felület. A Teamwork-ön belül a felregisztrált kollégáknak tudsz üzenetet küldeni.

Fájlok - Ide fájlokat tudsz feltölteni melyeket bárhonnan elérhetsz, akár a Teamwork-höz tartozó mobil applikációból is. Az ingyenes verzióban 100 mb áll rendelkezésre szóval érdemes megválogatni, hogy mit töltesz fel de a fontosabb dokumentumoknak, szerződéseknek, sablonoknak ez elegendő. Természetesen tudod a fájlokat kategóriákban rendszerezni, de címkézni is.

Elvégzett - Itt a projekten dolgozók az adott feladattal töltött időt tudják vezetni, illetve a feladatok kiosztásánál/létrehozásánál meglehet adni egy becsült időt is, hogy mennyit kellene szánni a feladatra. Nagyon egyszerűen működik, amikor a feladat felelőse nekiáll a munkának, elindítja az időzítőt és kikapcsolja amior végzett, majd naplozza. Ez segít a vezetőknek abban is, hogy lássák, ki milyen munkatempóval dolgozik, illetve, hogy kire mekkora rész esik a projektből.

Jegyzetek - Mintha egy nagy jegyzettömb lenne. Létre tudsz hozni jegyzeteket, hozzáférési szinttel, cimkével, kategóriákba osztva. A szerkesztő egy alap szövegszerkesztőt tartalmaz, jegyzetelésre pont alkalmas.

Kockázatok - Fel lehet készülni az esetleges kockázatokra amik a Projektet érinthetik és meglehet alkotni egy forgatókönyvet arra az esetre ha bekövetkeznek. Lehet a kockázatokat priorizálni, valószínűség, hatás és hatásterület alapján.

Linkek - Összegyűjtheted a fontosabb linkeket amik a projektet érintik.

Számlázás - Itt tudod vezetni a Projektet érintő kiadások és számlákat. Például ha valaki a cégnél órabérben van, szerződéses munkavállalóként és rendesen vezeti az idejét az időzítő elindításával akkor az elvégzett óráit a megadott órabérrel át lehet számolni és "lekönyvelni" kiadásként. (Azért fontos az idézőjel, mert Magyarországon a számlázás hivatalosan online kell, hogy zajlódon - szóval ezek nem valódi számlák.)

Hozzászólások - Itt megtekintheted a projekten belül az összes hozzászólást és láthatod, hogy melyik fájlhoz, feladathoz, linkhez, jegyzethet lett kommentelve.

Névjegyek - Ugyanaz, mint a felső kék menüsoron annyi különbséggel, hogy itt csak azokat a névjegyeket látod akik részt vesznek a Projektben.

Beállítások - Hogy itt mit tudsz beállítani az függ attól is, hogy milyen jogosultságaid vannak a cégben és a projektben de ha tied az egész akkor bármihez hozzáférhetsz és befolyásolhatod a projektekben megjelenő menüsort, az értesítéseket, a projekt logóját és akár az integrációkat is.

Integrációk - Ez egy nagyon hasznos dolog ugyanis itt különböző külsős és a Teamwork saját programjait is integrálhatod a programba.Ilyen programok például a Trello, Google Drive, Asana stb.  Van amit az ingyenes verzióban is tudsz használni, de van amit csak előfizetéssel. 

Teamwork Projects - Regisztráció

És ezek még csak az alapok voltak. Ezeken kívül és ezeken belül is még számtalan apróság, kiegészítő lehetőség és plusz funkció van amik ebbe az áttekintésbe most nem férnek bele, nem beszélve a Teamwork egyéb programjairól. Ha van olyan rész amiről többet szeretnél megtudni, akkor ajánlom figyelmedbe az alábbi, a Teamwork által készített videókból álló Youtube lejátszási listát ahol egyesével végigmennek a különböző lehetőségek beállításán. 

Ígértem, hogy a végén rátérünk a piszkos anyagiakra is. Nézzük meg most ezt. Az ingyenes verzión kívül a Teamwork még 3 csomagot kínál nekünk, ezeket emeltem át ebbe a cikkbe és fordítottam le neked, hogy könnyebb legyen a választás.

Pro

$10/Felhasználó/Hó
  • Korlátlan ügyfél hozzáférés
  • 100 GB Tárhely
  • 300 Projekt
  • 20 Projekt Sablon
  • Slack Integráció
  • Feladatlista Sablonok
  • Gantt Diagram
  • Különböző Műszerfalak
  • Korlátlan Együttműködő

Premium

$18/Felhasználó/Hó
  • Korlátlan ügyfél hozzáférés
  • 600 Projekt
  • 250GB Tárhely
  • 50 Projekt Sablon
  • Munkaterhelés követés
  • Projekt költségvetés
  • Egyedi mezük
  • Projekt Portfolio Nézet
  • Hubspot Integráció
  • Projekt idővonal
  • Premium Integrációk
  • 2FA - 2 Faktoros Hitelesítés
  • Egyedi Domain SSL Titkosítással

Enterprise

Tejlesen egyedi összeg. Emiatt fel kell keresned a céget.
  • Minden amit a Premium csomag tartalmaz és még:
  • Korlátlan kliens felhasználók
  • Korlátlan projektek
  • 500 GB + fájlterület
  • Ügyfél Siker Manager
  • Fedélzeti képzés/Kiemelt támogatás
  • Egyszeri bejelentkezés (SSO)
  • Vállalatspecifikus API
  • Enterprise Class Security
  • Vállalati műszerfal panelek
  • HIPAA megfelelés
  • Extra márkaellenőrzés

Bár az árak kecsegtetően hangzanak, hiszen átszámítva forintra sem tűnik soknak az összeg, a történet mégsem ilyen egyszerű. A kutya ott van elásva, hogy bármelyik csomagot választod is, a minimum munkatárs szám 5. Tehát a sima Pro csomag is ott indul, hogy $50/hó, ha évente fizeted ki egy összegben, ami így kapásból $600 kiadást jelent ami cca. 176.000 Ft. Igaz, így egy évre mindenünk meg van ami a projektmenedzseléshez kell és azért ha valahol dolgozik 5 ember főállásban és jönnek folyamatosan a projektek akkor ez a pénz nem kellene, hogy megviselje a pénztárcánkat. Ez inkább az olyan egyéni vállalkozókkal szemben súlyos összeg mint én is vagyok. Igaz, nekem nincs is szükségem a fizetős csomagokra (most még).

Én úgy használom ezt a programot, hogy a "Honlapokkal kapcsolatos feladatok" egy soha véget nem érő projekt és minden egyes Feladatlista egy-egy ügyfelemhez tartozó feladatokat tartalmazza. Nekem a 100mb tárhely egyelőre teljesen elegendő, hiszen a Google Drive és Dropbox adta lehetőségekkel épp elegendő a felhőkapacitásom.

Egyébként azt érdemes tudnod, hogy nem csak én, de olyan kaliberű cégek is a Teamwork-öt használják mint a Netflix, Disney, PayPal vagy a Spotify.

Most pedig engedd meg, hogy összegezzem és értékeljem a Teamwork Projektmenedzser programot. Hátha valakinek ez segít a döntésben. 

Összetettség95%
Bonyolultság60%
Elérhetőség100%
Integrációs lehetőségek98%
Ár/Költség70%

Tudom, a pakliban még ezek után is benne van, hogy valamit nem értesz, nincs rá időd vagy egyszerűen csak az angolod nem annyira jó, hogy a Youtube videókból mindent megérts. Ha ez a helyzet keress meg nyugodtan és kérj árajánlatot online oktatásra, aminek során megtanítom neked és munkatársaidnak a Teamwork Project titkait.

Íratkozz fel a hírlevelemre